Si llevas suficiente tiempo en el ecosistema de Dynamics 365 y Power Platform, conoces la vieja broma: "Para entender el licenciamiento de Microsoft hace falta un doctorado". Sin embargo, durante un tiempo, el plan Power Apps Per App pareció la excepción a la regla. A primera vista, era una ganga irresistible: un precio de entrada bajo para introducir la plataforma en una empresa sin grandes compromisos.
Pero la realidad operativa tiene la mala costumbre de arruinar las teorías bonitas. Como muchos arquitectos de soluciones y consultores hemos aprendido a la fuerza, en Power Platform, lo barato sale muy caro en administración.
Recientemente, hemos notado un cambio táctico en Microsoft. La conversación se está alejando de la micro-gestión de pases por aplicación y se está centrando en modelos más robustos como el Licenciamiento por Usuario (Premium) y el modelo de consumo Pay-as-you-go.
Y tengo que decirlo: Esta es la decisión más inteligente que han tomado en años.
El espejismo del ahorro: Cuando 5 euros cuestan más que 20
El modelo Per App tenía un defecto fundamental: trataba el software empresarial como si fuera una compra unitaria de supermercado. Funcionaba bien para una sola app aislada, pero Power Platform no está diseñado para crear islas; está diseñado para crear ecosistemas.
Cuando un cliente elige el modelo Per App porque el precio unitario es menor frente al Premium, generalmente está ignorando el Costo Total de Propiedad (TCO). Lo que ahorras en la factura de licencias (CAPEX), lo acabas pagando con creces en ineficiencia operativa (OPEX). Estás transfiriendo el costo de la factura de Microsoft a la nómina de tu departamento de TI.
Aquí es donde la matemática del "ahorro" se rompe:
El "Impuesto Revolucionario" a tu equipo de TI
Imagina el flujo de una licencia Premium: Asignas la licencia al usuario una vez (o mediante grupos de Entra ID) y te olvidas. Ese usuario puede usar 1 o 100 apps.
Ahora, mira el flujo del Per App. Cada vez que un empleado cambia de departamento o necesita una nueva herramienta, se genera un ticket. Un técnico debe entrar al Admin Center, buscar el entorno, buscar la app y asignar el pase. Si multiplicas esos 20 minutos de gestión manual por cada movimiento en la empresa, estás pagando sueldo de especialista técnico para hacer tareas administrativas repetitivas. Esas horas cuestan más que la diferencia de precio de la licencia.
La trampa de la "App Frankenstein"
Este es quizás el coste oculto más peligroso porque genera deuda técnica. Para evitar comprar un segundo pase de aplicación para un usuario (lo que duplicaría el costo), los arquitectos se ven presionados a meter funcionalidades dispares en una sola App gigante.
En lugar de tener una app ligera para "Gastos" y otra para "Tiempos", se crea un monstruo monolítico, difícil de mantener y propenso a errores, solo para mantenerse dentro del límite de "una licencia". El mantenimiento futuro de esa "App Frankenstein" costará miles de euros en consultoría.
El freno de mano a la escalabilidad
El "overhead" administrativo mata la agilidad. Si Finanzas quiere lanzar una app mañana para 500 empleados, en el modelo Pay-as-you-go, simplemente compartes el link. En el modelo Per App, necesitas asegurar que tienes 500 pases comprados. Si no, toca pedir presupuesto, esperar aprobación, comprar al proveedor y esperar a que aparezcan en el tenant. ¿Cuánto vale la agilidad de tu negocio? Esperar una semana por licencias puede costar más en oportunidades perdidas que el software en sí.
La nueva dirección: Simplicidad y Estrategia
Microsoft parece haber entendido que la fricción en el licenciamiento mata la adopción. Al empujar hacia modelos más simples (Usuario ilimitado o Pago por Uso), están resolviendo los problemas críticos de gobernanza y escalabilidad.
Este cambio de rumbo trae tres beneficios inmediatos:
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Conversaciones más limpias: Se acabaron las hojas de cálculo complejas para justificar una propuesta. La decisión ahora es binaria y estratégica: ¿Son usuarios intensivos que crean valor constante? Premium. ¿Son usuarios esporádicos o externos? Pay-as-you-go.
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ALM y Gobernanza Real: Al eliminar la obsesión por contar aplicaciones individuales, liberamos a los equipos técnicos para que diseñen la mejor solución posible, no la más barata. Esto fomenta arquitecturas modulares y el uso de componentes compartidos sin miedo a "romper" el modelo de costes.
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De Piloto a Producción sin miedo: Con el modelo de consumo, una organización puede desplegar una app a 1.000 usuarios sin comprar 1.000 licencias por adelantado. Solo pagan si la usan. Esto alinea el costo con el valor real entregado.
El Veredicto
¿Hace esto que Power Platform sea más fácil de explicar? Absolutamente.
Este cambio nos permite dejar de actuar como contables de licencias y volver a ser lo que debemos ser: consultores estratégicos que transforman negocios. Microsoft está eliminando las barreras de entrada y, más importante aún, las barreras de crecimiento.
El modelo Per App tuvo su momento, pero en 2024, la burocracia es el activo más caro que tiene una empresa. Movernos hacia modelos flexibles y globales no es solo una cuestión de licencias, es una cuestión de supervivencia operativa.
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